如何開一場有效的績效會議？
績效管理
Performance Management
季刊
高松人力資源中心主辦 2024年9月
總第11期
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目錄
Chapter 1
如何判斷會議是否有效—開會“四大忌”
Chapter 2
Chapter 3
- 績效分析會的目的和作用
- 開好績效會議的三個階段
- 運用羅伯特議事規則
- 運用頭腦風暴法解決疑難問題
如何開好一場績效會議？
高效會議小技巧
Chapter 1 如何判斷會議是否有效？
2
如何判斷會議是否有效——開會“四大忌”
組織一場有效的會議既是一種科學，也是一種藝術，如何判斷會議是否有效？我們可以從開會的四個大忌來檢視一下：是否“會而不議”，是否“議而不決”，是否“決而不行”，是否“行而無果”。
? ☆ 會而不議
? ?只有開會，但是沒有討論，一言堂。
? ☆ 議而不決
? ?大家討論了，但是沒有人出來決斷，沒有人出來拍板。
? ☆ 決而不行
? ?決定了，但是沒有制定行動方案。
? ☆ 行而無果
? ?行動之后沒有結果，沒有反饋。
★三個簡單卻很有意義的公式：
①開會+不落實=零
②布置工作+不檢查=零
③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實
3
? ? 績效分析應對業績有明確的陳述，績效分析要以數據和事實來說話，同時要注重對成功經驗的提煉，不能只是一種羅列，記流水賬。績效分析的重點是總結、提煉上一考核期有哪些成功的經驗，成功經驗的分享，本身就是一個很好的組織學習過程。
? 01 績效分析會是一個很好的組織學習過程
Chapter 2 如何開好一場績效會議？
如何開好一場績效會議？
績效分析會的目的和作用
目的：
作用：
回顧上一考核期績效表現，同時明確下一考核期績效目標。績效分析會既要針對自身的績效進行分析，又要聚焦于公司的績效改善，共同制定績效改善措施。
4
? ? 通過績效分析發現存在的問題，同時找到產生問題的原因，避免以后犯同樣的錯誤。分析問題要深入，找出問題責任人，定出改善措施。
? ? 準備績效分析報告本身是對自我能力以及團隊管理能力的一個總結與反思的過程。會議除了關注業績、經驗以及問題，還要對團隊的建設工作進行分析，從而找到提高團隊管理能力的辦法。
? 03 通過績效分析聚焦于團隊能力提升
? 02 通過績效分析“查問題，找原因、定措施”
? ? 績效分析是一個管理過程，可以及時發現問題并改進工作，同時又是一個新思路的產生過程。在提出新思路、新觀念的同時，還要思考面臨什么樣的挑戰、什么樣的機會，最后形成下階段的目標與工作計劃。
? 04 績效分析可以明確下一階段的目標與計劃
Chapter 2 如何開好一場績效會議？
績效分析會的目的和作用
作用：
? ? 可以了解各部門的新思路，探討其與公司的整體思路是否吻合，需要配備什么樣的資源，需要相關部門提供一個什么樣的支持。參會人員要利用這個機會，明確提出資源和支持的要求，相關部門也能進一步認識到怎么去提供支持。
? 05 績效分析可以達成部門協同
Chapter 2 如何開好一場績效會議？
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開好績效會議的三個階段
會前準備-不開無準備會議
第一階段：
2）會前主題/方案溝通
? ? 這個點要特別說明，績效會議上重點探討目標完成率及得失分析等，有爭議的內容提前發送/做首輪質詢和輔導，不在會議上浪費大量時間進行問題了解、爭論、老生常談。
3）提前做好會前各項準備，物資、發言、建議及可行性落地方案等，便于會上高效進行。
1）"5W2H"明確
Chapter 2 如何開好一場績效會議？
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會中實施-高效進行
1）明確定向把控
? ? 當天會議主持人明確定向把控：時間、事項、次序、流程等，會議紀要負責人及各事項責任人及跟進人，落實到位。
2）分享&反饋
? ? 引導有分享有方案有改進，還要有不同維度的反饋，從另外一個視角給建議；杜絕套話、廢話等無效發言，言之有物有據，進入下一步。
3）會議紀要
? ? 做好會議紀要，明確輸出任務事項和任務責任人，便于會后及下一次會議的持續跟進。
第二階段：
開好績效會議的三個階段
Chapter 2 如何開好一場績效會議？
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1）會后跟進
? ? 很多人慣性認為會議上說過了就萬事大吉，到時候檢查就行了，但是實際工作過程中往往發現：檢查的時候毫無成果或不及預期。這就要求形成管理閉環思維，時時事事有跟進。
2）過程賦能
? ? 要做好會后過程管控，還要注重過程賦能，一則檢查進度，二則及時賦能推進事項完成。及時把控事項狀態，必要時提供資源/支持。
3）總結改進
? ? 對于任務事項的完成情況，進行及時復盤和總結。適當結合正/負激勵，以提高執行力。
開好績效會議的三個階段
會后跟蹤-做好跟進及反饋
第三階段：
? ? 開會是高效議事的最主要的溝通形式，我們需要通過會議來商討和決定群體事務和行動。若要持續有效，必須靠適當的機制來平衡和協調群體，與個人之間的權責利關系。以明確的規范和程序作為工具，會議才能真正集思廣益、拓寬言路、凝聚共識，才能導致行動，產生實效。?
? ? 程序不當、或操作不當的話，結果會很糟糕，甚至適得其反。《羅伯特議事規則》原典系統總結了現代組織和公民社會五百多年的實踐經驗錘煉而成的。系統嚴謹、規則周詳、邏輯自洽，專業化程度很高。
Chapter 3 高效會議小技巧
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高效會議小技巧01-運用羅伯特議事規則
①同時進行的，只能有一個議題；
②意見相左的雙方應輪流得到發言權；
③辯論必須圍繞當前待決議題；
④禁止人身攻擊，質疑動機，扣帽子，貼標簽；
⑤不超時，禁止一言堂，比如設定每人只能發言n次，每次m分鐘；
⑥參與者之間不能直接辯論，只能對主持人發言；
⑦為保持與會者發言的自由性，領導最好最后表態。
羅伯特議事規則
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Chapter 3 高效會議小技巧
頭腦風暴法本身也是一種會議形式。
頭腦風暴法就是把與問題有關的人都請過來，每個人需要準備規定數量的答案，然后對所有提出的答案進行評估，從而找到解決問題的辦法。
高效會議小技巧02-運用頭腦風暴法解決疑難問題
① 不允許批評其他人；
② 必須經過同意才可以補充；
③ 每個人必須完成規定數量的方案；
④ 不可以嘲笑他人、也不允許打斷他人；
⑤ 主持人中立，但要控制時間和議題；
⑥ 對每一個方案都要做記錄；
⑦ 在自由討論結束后要對方案做評估，找出最佳的方案。
操作頭腦風暴法需要注意事項：
? ? 整理篩選現有方案/觀點時，可以做如下分類：
① 優質的一具有很強的獨創性和可操作性，可以立刻被實施。
② 有益的一具有一定的實用型和獨創性，或者需要進一步挖掘和發展。
③ 無用的—沒有任何參考價值。將前兩種觀點進行重點分析、細化，結合部門實際進行深入的分析論證。
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最后，
開好績效分析會的目的，
就是在組織績效過程管理中要建立起一種
“直面差距、追根到底、找到方法、執行計劃、拿到結果”的組織績效文化，踐行“客戶第一、奮斗共贏、責任誠信、追求卓越”的核心價值觀，
實現績效管理的根本宗旨：實現企業的戰略目標，推動組織和個人共同成長！
Chapter 3 高效會議小技巧
↑ 2024年7月高松半年度戰略賦能培訓大合影
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