一圖知行政
永利八達通集團? 行政部
兵馬未動、糧草先行。
提供集團化高效行政服務，做好集團大管家職能
2022年3月
NO.08? ? ? ?物品采購
NO.06? ? ? ?前臺商務接待
NO.05? ? ? ?快遞類寄件管理
NO.04? ? ? ?人才房管理
NO.03? ? ? ?宿舍管理
NO.02? ? ? ?食堂用餐管理
NO.01? ? ? ?辦公用品管理
NO.07? ? ? ?總部會議室管理
NO.14? ? ? ?日常安保
NO.13? ? ? 總部區域環境衛生
NO.12? ? ? ?集團工商、證件、資質管理
NO.11? ? ? ?設備維修
NO.10? ? ? ?固定資產管理
NO.09? ? ? ?物料申請和管理
辦公用品管理
事務名稱
1.申請流程：各部門申領人每月應提前統計好下月所需辦公用品，每月25日前在釘釘（工作臺-OA審批-行政部-辦公用品申請）提交申請。辦公用品每月只發放一次，未提交的部門視為無需求。?
2.發放時間:當月提交申請，次月5日前發放（如遇假期順延）。
?3.以舊換新：原則上堅持以舊換新、以壞換新，杜絕重復領取（除一次性消耗辦公用品：刀片、橡皮擦、便簽紙、回形針等）。
?4.臺賬：各部門申請人對本部門辦公用品申領數量應確保合理、匹配，行政部設立辦公用品領用臺賬，每月制作各部門辦公用品使用分析表。
?5.回收：員工離職時，各部門助理應將剩余辦公用品回收，依照可利用價值等合理進行再分配，也可歸還行政部物料專員。
直接聯系人 行政部：仲欣明 18600610467（手機、微信同號）
涉及內容
辦公用品申請、發放、成本統計
適用人員
部門助理、職能部門助理或指定同事
?管理流程
注意事項
? ? ? ?特殊情況: 如有特殊情況需要二次申領，需以部門為單位提出申領，經部門負責人審批方可發放（辦公用品的發放只對各部申請人發放，不對其個人發放，各部門每月只允許一次特殊情況）
食堂用餐管理
事務名稱
1、用餐安排：早餐 7:30-8:30；午餐 11:00-12:30；晚餐僅限特殊情況招待臨時開放。
2、午餐時間：運營中心 11:00-11:30；職能部門11:30-11:50、11:50-12:30；職能部門每月輪換一次就餐時間（具體見食堂公示牌）。
3、就餐供應：早餐提供粥、炒粉、雞蛋、雜糧等；午餐提供飯、菜、湯，午餐實行4選3制（兩葷一素），菜量、米飯、湯由員工自行盛裝，員工打飯菜時應按需取量，嚴禁浪費。
4、用餐付費：排隊支付，先刷卡（也可微信付款），后打餐；
5、餐具整理：用餐后應自覺清潔用餐區塊，廚余垃圾倒入指定垃圾桶內并把餐具放置指定位置。?
6、其它：餐后餐盤應按照餐盤紋路疊放；員工應愛惜食堂公共物品，對過失或故意損壞的設備、設施，應照價賠償。
直接聯系人 行政部：劉杰 18682863553（手機、微信同號）
涉及內容
用餐區域、用餐時間 、廚余垃圾處理
適用人員
總部區域員工及其他來訪總部員工
?管理流程
注意事項
（1）所有人必須按部門劃分在規定時間內就餐，請勿提前就餐；
（2）打菜時應注重效率，請勿翻菜挑菜；
（3）廚余垃圾應按標識分類丟棄;?
（4）外來人員招待就餐2人以內應提前一小時告知行政部，2人以上或晚餐招待的需提前一天向行政部申請，未提前申請，食堂即不能按要求提供需求。?
（5）未經邀請禁止進入后廚區。
宿舍管理
事務名稱
1、住宿申請流程：首次入職入住于行政部領取《宿舍入住申請表》填寫相關信息，收到申請表后進行安排入住、其他入住宿舍于釘釘行政模塊申請。
?2、退宿流程：退宿員工應提前7天在釘釘宿舍管理中行政部提交退宿申請，行政部收到退宿申請時發出具體搬離時間及驗收。?
3、收費標準：公司擬定每間宿舍入住七人，每人每月收取100元住宿費（新員工前三個月免住宿費），水費由整樓層人員平均同分攤，電費由同一宿舍人員分攤，水電房租每月從工資扣除。
4、深圳外區域的子分公司以各區域管理為準。
直接聯系人 行政部：劉杰 18682863553（手機、微信同號）
涉及內容
全體員工
適用人員
申請、居住宿舍員工
?管理流程
注意事項
1、自覺遵守宿舍管理規定。
2、宿舍公共設施如因宿舍員工人為損壞，責任清晰情況下由責任人自費維修，責任不清晰由同宿舍成員分攤。
3、員工貴重物品應妥善自行保管，盡量避免帶入宿舍。
4、禁止在宿舍生火做飯或使用明火，禁止使用超過500W的電器及偽劣電源插板等隱患設備。?
?5、未經允許外來人員不得進入員工宿舍。
人才房管理
事務名稱
1、信息發布：行政部根據政府各類安居及人才和安居信息進行收集、咨詢和公布。
2、申請原則：符合政府要求，原則以公司按按職級高低，職位相同則優先考慮雙職工（即配偶同為公司職工），后考慮在公司服務年限，以此認定優先認租權。
3、釘釘申請流程：工作臺→OA審批→行政部（安居房申請）→填寫申請內容→選擇審批人（系統自動選擇審批人）→提交。
4、中途退租：租賃未滿半年不予退還保證金，滿半年應至少提前一個半月通知行政部住房專員，未提前通知或退租后無人居住，產生的租金及其他費用，由該租賃人員承擔。
5、提前續租：合同期滿前提前3個月通知行政部住房專員是否續租。
6、合同到期：因以上條件發生變化時公司指定以優先度更高員工取代該員工認租，優先度低則在接到通知后須一個月內搬離。
7、違約行為：員工確認申請安居房后，毀約認租等行為，給公司造成損失等情況，由該員工承擔全部賠償責任。
直接聯系人 行政部：劉杰 18682863553（手機、微信同號）
涉及內容
人才安居房的申請、認租、退租
適用人員
深圳區域集團正式員工
?管理流程
注意事項
1、認租員工保證自身資格信息情況、所提交資料的真實性。
2、公司員工應自覺遵守公司人才房管理規定、人才安居合同、物業管理規定、政府各項要求。
快遞類寄件管理
事務名稱
1、順豐寄件月結帳號為公司指定對公專用專項帳號，用于各部門寄公用文件及緊急物品。?
2、下單流程：微信小程序直接搜索“順豐速運-寄快遞- 填寫相關內容（注明；付款方式選寄件月結即可，月結帳號為7558637503）。?
3、韻達寄件月結帳號為公司員工個人寄件福利，價格相對優惠，寄件打單時間為：每周1、3、5中午12點提交信息至4樓前臺處，并在當日2點前完成訂單的打印，寄件人自行到前臺指定的盒子中領取。
直接聯系人 行政部：朱冬珍 15818780282（手機、微信同號）
涉及內容
順豐、韻達寄件
適用人員
總部區人員、部門助理或指定人員
?管理流程
注意事項
1、順豐月結：行政部次月15號前公布上月各部門使用情況，各部門負責人核對應部門使用情況，禁止寄私人件。
2、韻達月結：行政部次月3號前統計上月個人寄件費用，提交人力資源部工資中扣款。
總部會議室管理
事務名稱
1、公司1-4樓會議室按數字編號劃分為11個會議室，均可使用；
2、會議室使用：釘釘“智能會議室”申請，審批完成后在四樓前臺領取鑰匙；開放會議室無需審批自行使用。?
3、行政部負責會議室日常管理，補充各種會議設備以及日常用品。?
4、行政部負責會議室日常監督，巡查會議室現場使用情況。
5、會議室所需設備設施以及相關物品可及時與行政部聯系提供，主要設備使用可聯系信息部網絡維護員。
直接聯系人 行政部：朱冬珍 15818780282（手機、微信同號）
涉及內容
總部會議室申請，會議室日常管理
適用人員
部門助理、會議室需求人員
?管理流程
注意事項
1、需審批的會議室審批完成后到行政部領取鑰匙，會議完成后按會議室標準整理完畢后并及時歸還鑰匙。
2、請保持會議室干凈整潔。?
3、會議時間或場地沖突，可聯系行政部進行協調。
物品采購
事務名稱
1、確認需求后由各部門指定人員負責釘釘申請。
2、物品申請：單價2000以下及大于2000元（含2000元），請結合實際情況選擇；
釘釘流程：工作臺→OA審批→行政部（物品申請）→填寫申請內容→選擇審批人（系統自動判定審批人）→提交； 常規采購審批通過后3天內發放、特殊情況以實際為準。
3、防疫物質申請：結合實際情況按月申請；
釘釘流程：工作臺→OA審批→行政部（防疫物品申請）→填寫申請內容→選擇第一審批人（部門經理）→第二 審批人（分管負責人）→提交。 月末25號申請，次月1-5號發放，特殊情況以實際為準。?
4、名片申請：結合部門實際情況按月申請；
釘釘流程：工作臺→OA審批→行政部（名片申請）→填寫申請內容（附名片申請表）→選擇第一審批人（部門經理）→提交 ，月末25號申請次月1-5號發放，特殊情況/加急處理，2個工作日完成制作和發放。
直接聯系人 行政部：劉杰 18682863553（手機、微信同號）
涉及內容
辦公家具、設備、防疫物資、名片等
適用人員
各部門負責人、或部門指定人員
?管理流程
注意事項
1、行政部對申請物品及數量的合理性進行審核，非合理及時調整申請。
?2、加急或特殊情況需提前溝通，未提前溝通的視為普通流程進行采購。
3、按月申請非特殊情況，因部門原因造成將推至次月處理。
4、如遇特殊情況常規時效發生變化，應及時溝通解決。?
5、對物品申請采購金額區間不清楚的可詢問采購員。
物料申請和管理
事務名稱
1、物料申請：各部門助理或指定物料人員，匯總需求數據，按流程完成釘釘審批（工作臺-OA審批-行政部-集團物料申請&客戶物料申請）物料專員匹配庫存管理數據完成所需物料采購。
2、物料入庫：物料專員要及時辦理質檢合格物料入庫手續,將合格物料按批分類分區存放，并填寫入庫臺帳。
3、物料發放：物料專員以釘釘審批通過的物料申請數據為準，核對發放數量，打包并做好相關的標示，交運營中心，統一轉交各外站，3天內與申請人對接簽收情況。
直接聯系人 行政部：仲欣明 18600610467（手機、微信同號）
涉及內容
公司所涉及業務物料、包材（含客戶物料、渠道物料等）
適用人員
各部門助理或者指定同事
?管理流程
注意事項
1、物料使用部門在使用過程中如發現有不合格物料，可立即退還行政部。由物料專員移交采購員與服務商做相關的對接工作，例如：換貨、補貨等。
?2、各事業部的庫存物料有超于連續6個月以上不再使用的，可申請退回給物料專員，由物料專員統一劃入呆滯物料區，并每半年清點呆滯物料數據上報公司。
固定資產管理
事務名稱
1、登記：采購完成后，屬于固定資產類別的，行政部負責登記固定資產信息，生成固定資產編號、張貼固定資產標貼。?
2、安裝：IT類資產由信息部協調安裝，其它類由廠家或行政部負責安裝。
3、維修：登陸釘釘“行政部-維修申請”申請，審批后行政部安排進行維修。
4、轉移：跨部門或區域轉移固定資產，須填寫《固定資產轉移單》進行備案。
5、報廢：固定資產無法使用時，填寫《固定資產報廢申請》，經專業技術人員評估后，申請報廢。?
6、出售：閑置且無使用價值的固定資產，會同有關部門評審，釘釘申請出售。?
7、盤點：行政部負責固定資產年度盤點，各部門配合盤點，登記臺賬并簽字。
直接聯系人 行政部：徐臘鋒 18823187445（微信同號）
涉及內容
固定資產申請/采購/登記/安裝/維修/轉移/報廢/出售/盤點
適用人員
部門助理、部門負責人或部門指定管理人員
?管理流程
注意事項
1、固定資產主要劃分為A/B/C/D四大類（A類2000元及以上，B類500-1999元，C類200-499元，D類低值易耗品）。?
2、公司固定資產“誰申請、誰使用、誰負責”原則，各部門應建立屬于部門資產的臺賬。故意損壞負主要責任。
3、固定資產管理涉及多個部門的，部門之間相互進行協調。?
設備維修
事務名稱
1、行政部每周一對園區公共日常設備全面巡查發現問題立即處理。
2、各部部門設備/設施維修的統一由釘釘申請維修。
3、釘釘流程：工作臺→OA審批→行政部（維修申請）→填寫維修內容→選擇審批人（部門經理）→提交。
4、時效：釘釘審批通過后常規維修時間為3天內、質保期售后維修以具體上門為準。
直接聯系人 行政部：劉杰 18682863553（手機、微信同號）
涉及內容
深圳日常辦公桌椅維修、水電、零星工程、設備質保等
適用人員
深圳各區域、各部門、部門指定人員
?管理流程
注意事項
1、維修員由行政統一調度安排，務必按要求申請處理，以免影響使用。
?2、行政部統籌安排公司各項維修，對于維修工作緊急程度有權調整臨時調整工作順序，如有調整行政會通知申請人。
?3、設備維修時發現為人為損壞的一律按有償維修處理（責任清晰的由責任人承擔全部損失、責任不清晰的由部門承擔）。
集團工商證件、資質管理
事務名稱
1、使用資質證件原件：登陸釘釘“證件使用”進行申請，發送給相關負責人審批，抄送徐臘鋒，審批完成后登記領取使用。?
2、辦理公司注冊/注銷、工商證件變更、資質辦理：登陸釘釘“OA審批-行政部-資質證件工商類”進行申請，審批流程完成后，即可辦理，辦理結果在釘釘上回復。
3、使用資質證件復印件：第一時間聯系部門助理提供；部門助理無法提供的，聯系行政部徐臘鋒提供。
4、查閱公司工商檔案資料，需提前與行政部聯系，告知并說明原因，由行政部負責人同意后，徐臘鋒負責登記和提供。
直接聯系人 行政部：徐臘鋒 18823187445（微信同號）
涉及內容
集團各公司工商信息、營業執照（原件、復印件）、公司法定代表人、負責人身份證復印件、公司相關資質（海關、快遞等）、公司工商資料（章程等）、公司榮譽。
適用人員
部門助理或指定人員
?管理流程
注意事項
1、公司注冊注銷，資質證件原件使用/變更必須走釘釘審批流程。
?2、資質證件復印件行政部定期各部門助理有備份，第一時間聯系部門助理。
?3、各類資質證件使用過程中，請注意保密，合理合法使用。
4、資質證件原件使用完后必須當天歸還。
環境衛生管理
事務名稱
1、衛生分區：員工負責自己工作崗位的桌面區域衛生、一線員工負責指定安排的指定區域衛生；其他區域衛生均由行政部后勤組負責維護清掃。
2、煙頭：煙頭丟入吸煙區專用垃圾桶吸煙區分布：A1棟后方大門、A7棟FBA操作前門左側及5樓天臺）。
3、餐飲垃圾：餐飲垃圾統一丟至食堂門口大垃圾桶內。
4、茶葉類：茶葉垃圾請丟棄至直飲機旁專用茶水垃圾桶內。
5、紙箱或大型廢棄物類：請丟至三、四樓層右側（電梯一側通道）樓道旁大垃圾桶及一樓保潔室（閣樓）。
6、辦公用廢紙類：請丟至在打印機桌面下紙簍內。?
7、廢棄果皮、食品包裝袋、擦手紙等：請丟至洗手間區域垃圾桶內。
直接聯系人 行政部：劉杰 18682863553（手機、微信同號）
涉及內容
員工日常須知
適用人員
全體員工
?管理流程
注意事項
1、辦公區域內禁止個人私自設置垃圾桶。
2、辦公區域內禁止未套傘袋的雨傘入內，一樓前臺有傘袋機套袋子后才能帶入辦公區。
3、辦公區域內嚴禁就餐，就餐統一在食堂進行。
4、園區內除吸煙區全面禁止吸煙。
日常安保管理
事務名稱
1、私人快遞：從簽收日起2天內必須領走，未領走的遺失概不負責。
?2、業務快遞：禁止業務類快遞存放保安室，貨物一律入操作倉庫。
?3、來訪車輛：客戶來訪車輛停放需要提前一天報備。
4、自有車輛：汽車、電動車按園區車位規劃有序停放，未規劃車位的未經允許禁止停放在園區。
5、共享單車：禁止共享單車入園停放。
6、公司車輛：使用公司車輛須憑申請釘釘在保安室登記領取。
7、吸煙管理：園區內全面禁止吸煙（吸煙區除外）。
8、消防管理：園區的消防點檢由保安人員按要求負責檢查。
直接聯系人 行政部：劉杰 18682863553（手機、微信同號）
涉及內容
總部區域治安、秩序、消防
適用人員
全體員工
?管理流程
注意事項
1、園區車位優先安排公司車輛及領導車輛停放，剩余車位可臨時安排員工停放，行政有權調整臨時車位使用權；
2、剩余車位非員工個人名下車輛禁止申請公司車位。
節假日安排
事務名稱
涉及內容
公司節假日安排
適用人員
全體員工
?管理流程
注意事項
以上為2022年法定節假日安排，具體情況以公司實際通告為準。
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